Description

 TSSP cherche à recruter un consultant spécialisé en événements dédié pour diriger la planification, la gestion, l'organisation et la réalisation d'événements de haute qualité financés par Aus4ASEAN Futures pendant l'année de la présidence malaisienne (2025).

Contribuer à un monde où les gens, les communautés et la planète prospèrent.

Principales responsabilités

• Animer et proposer des événements de haute qualité grâce à une gestion efficace des événements et à une coordination efficace avec les parties prenantes internes et externes, notamment le Secrétariat de l'ASEAN (ASEC), les organismes de l'ASEAN, les agences gouvernementales des États membres de l'ASEAN (principalement, mais sans s'y limiter, le gouvernement malaisien), les partenaires de l'événement, les sociétés de gestion d'événements (EMF), les agences de relations publiques et de marketing, les fournisseurs de lieux et de services, etc.
• Gérez tous les détails de l'événement, de la préparation à la phase post-événement, en maintenant des normes de service élevées.
• Développer et fournir des plans opérationnels, des calendriers d’exécution des événements et des tableaux d’allocation des ressources. 
• Développez un planificateur budgétaire et un outil de suivi des dépenses pour chaque événement. 
• Superviser les sociétés de gestion d'événements (SGE) et autres prestataires de services/sous-traitants avant, pendant et après les événements, afin de garantir un service de haute qualité de bout en bout. 
• Localiser les ressources, visiter les sites et diriger les réunions préalables à l’événement pour aider les parties prenantes à prendre des décisions concernant la conception et la planification de l’événement. 
• Gérer et superviser la logistique de chaque événement, y compris les négociations contractuelles, les listes d'invités, la préparation du lieu, le matériel de présentation, la sécurité, la restauration, le divertissement, le transport, l'équipement, la décoration et le matériel de marketing. 
• Agir en tant que point de contact central pour le TSSP en ce qui concerne les événements de la présidence malaisienne 2025. 
• Préparer et fournir au TSSP une gestion du temps et des mises à jour et rapports de synthèse de haute qualité avant, pendant et après chaque événement. 
• Restez au courant des développements qui peuvent avoir un impact sur le travail sur le terrain, y compris, mais sans s'y limiter, les problèmes de météo, de santé, de sûreté et de sécurité. 
• Établir et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, tels que les sociétés de gestion d’événements, les hôtels et les agents de voyages, entre autres. 
• Favoriser la collaboration et la communication efficace entre les membres de l’équipe et les parties prenantes pour faciliter une prestation de services transparente dans la gestion des événements. 
• Se conformer pleinement aux protocoles, politiques et directives du TSSP, du PPMSU et du Secrétariat de l'ASEAN. 

Critères de sélection

Qualifications

• Baccalauréat lié à la gestion d'événements, aux relations publiques, à l'hôtellerie ou à d'autres domaines connexes.

Expérience

• Au moins 10 ans d'expérience et expérience avérée dans l'organisation de réunions et d'ateliers/événements de haut niveau avec des organisations internationales, des représentants gouvernementaux, nationaux et internationaux.
• Une expérience préalable en gestion d’événements avec l’ASEAN, le gouvernement australien et le gouvernement malaisien est hautement souhaitable.

Connaissances et compétences

• Capacité avérée à planifier, exécuter et superviser des événements et des ateliers de haut niveau.
• Bonne connaissance des protocoles d'organisation d'événements de haut niveau et de niveau international impliquant les dirigeants des pays et les hauts représentants des gouvernements.
• Capacité avérée à développer et à entretenir des relations avec des fournisseurs tels que des sociétés organisatrices d'événements, des hôtels et des agents de voyages.
• Des connaissances et une expérience dans l’organisation d’événements inclusifs et accessibles et dans la gestion logistique sont hautement souhaitables.
• A démontré sa familiarité avec les secteurs de l'événementiel, du voyage et de l'hôtellerie dans les contextes malaisiens.
• Solides compétences en communication et en négociation.
• Compétences informatiques complètes, notamment Microsoft Word, Excel, Office 365, Outlook et PowerPoint

Attributs personnels

• Capacité à s'adapter et à fournir un travail de haute qualité dans des délais serrés.
• Engagement envers la qualité et capacité à maintenir des normes élevées lors de la réalisation de l'événement.
• Créatif, avec une grande attention aux détails et très organisé.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative.
• Flexible et prêt à s'adapter aux circonstances changeantes.
• Posséder et démontrer une grande conscience et sensibilité culturelle.

Comment postuler

Une demande complétée comprend :

• CV

• Déclaration d'aptitude (ne dépassant pas deux pages), démontrant comment vos qualifications, votre expérience, vos connaissances, vos compétences et vos qualités personnelles correspondent aux critères de sélection. Les candidats doivent fournir le tarif journalier proposé. Les candidats doivent également fournir le nom des événements de haut niveau qu'ils ont gérés et organisés avec succès.

Autres Informations

• Téléphone : 16263514664
• Email : info@tetratech.com
• Localisation exacte : Kuala Lumpur, MY-MY, Malaisie