Responsabilités:

Gestion administrative

• Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives d’Ayuda en Accion
• Accueil et orientation des collaborateurs & visiteurs au sein de la structure ;
• Réceptionner et envoyer les courriers en respectant le système d’enregistrement mis en place ;
• Classer de façon logique et structurée, toutes les correspondances et autres documents administratifs ;
• Réceptionner les appels entrants et faciliter la transmission des appels téléphoniques
• Aider dans la rédaction des rapports de réunion ;
• Secrétariat du bureau, rédaction, saisie des documents administratifs ;
• S’assurer de l’approbation (signature) des différents documents du bureau ;
• Rédaction, préparation, transmission et réception des correspondances / courriers, etc... ;
• Appui à la préparation de tous les contrats et leur classement ;
• Préparation des ordres de mission, des avances et des justificatifs des missions
• Appui à la gestion des ressources humaines (préparation mensuelle des salaires, des contrats de travail, etc.) ;
• Assurer le suivi des factures des coûts récurrents du bureau de la coordination (loyers, SOMAGEP, EDM et Orange.)
• Assurer le paiement des impôts/taxes sur salaire (ITS/TL, INPS/AMO, TVA)
• S’assurer que les TimeSheet sont soumis dans le délai ;
• Effectuer la compilation mensuelle des TimeSheet des personnels ;
• Effectuer les courses administratives du bureau.
• Assister l’officier Administratif pour toutes autres tâches.

Gestion Logistique

• Appui à l’organisation des opérations de logistiques telle que la planification des achats, selon les procédures AeA ;
• Organiser et coordonner les mouvements de matériels,
• Suivi de la maintenance du matériel et des locaux de l’organisation ;
• Suivi du parc de véhicules, de la maintenance des groupes électrogènes et fournitures et effectuer un rapport mensuel de consommation et de maintenance.
• Suivi des stocks du bureau ;
• Suivi et pointages journaliers des prestataires ;
• Toute autres tâches spécifiquement demandées selon les besoins

Appui à la Gestion Comptable

• Gestion de la petite caisse,
• Réception et vérification des factures pour les préparations des « voucher » de paiement
• Etablissement des chèques, virement et transfert pour le règlement des dépenses et des fournisseurs, selon la procédure d’engagement des dépenses en vigueur
• Gestion de la petite caisse.
• Rapprochement quotidien entre la caisse et le livre de caisse
• Effectuer des tâches supplémentaires correspondant aux responsabilités du profil/du poste.