Description
Le département Afrique centrale et Afrique de l'Ouest anglophone cherche à recruter un administrateur de bureau expérimenté pour superviser le bureau dans les domaines des installations, de l'administration, des achats opérationnels, des rapports et des analyses, entre autres tâches.
Il/elle interagira avec un large éventail de parties prenantes au sein et en dehors de l'IFC et du Groupe de la Banque mondiale et devra s'acquitter de toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Les candidats doivent être prêts à travailler sous pression et dans un environnement à rythme soutenu. La personne doit avoir d'excellentes compétences en communication, la capacité de jongler avec plusieurs tâches et de travailler de manière autonome dans le cadre de routines, de processus et de procédures de travail très divers et complexes.
Rôle et responsabilités :
• Assure le bon fonctionnement des fonctions administratives courantes du bureau, y compris l’environnement, l’espace, l’équipement, les systèmes de recherche d’informations, etc.
• Fait office d'agent de liaison principal auprès de la société de gestion des installations du bâtiment, supervise ses activités, tous les travaux de rénovation/réparation et s'assure que les procédures établies pour tous les programmes de gestion du bâtiment, d'incendie, de sécurité et de sûreté des personnes sont suivies pour les inspections périodiques et les exercices d'urgence du personnel.
• Fournir un soutien à la mobilité au personnel entrant en tant que point focal de la mobilité, y compris l'orientation du nouveau personnel à tous les niveaux concernant les opérations administratives et les directives de travail de l'unité.
• Reçoit et s'occupe de toutes les questions liées aux installations de manière organisée, communicative et transparente et fournit un état d'avancement et une documentation de suivi au responsable du pays et à l'équipe des installations.
• Gère un programme d’actifs pour le mobilier, l’équipement et les agencements appartenant à l’IFC.
• Examine toutes les factures des entrepreneurs et recommande leur paiement, le cas échéant. S'occupe de toutes les questions d'approvisionnement concernant les locaux de bureaux.
• Tient à jour un tableau des nombres de têtes et de sièges dans le bureau et de l'utilisation de l'espace et coordonne les déménagements internes avec le personnel informatique local.
• Fournit un soutien à l’équipe d’empreinte carbone de l’immobilier en coordonnant un programme d’écologisation efficace pour minimiser les déchets et l’impact des utilisateurs sur l’environnement ; met en œuvre des programmes efficaces de gestion de l’énergie et de l’eau après occupation pour réduire l’empreinte du bâtiment.
• Supervise les activités du personnel d’accueil et de nettoyage.
• Sert de renfort au personnel de soutien sur les questions liées aux activités du programme, aux RH, à la réception, à l'accueil, à l'informatique, à la sécurité, aux événements de bureau, à la logistique, etc.
• Diffusion d’informations administratives (par exemple, informations sur la santé et les premiers secours) et d’autres rapports pertinents utiles au bien-être et au bien-être du personnel.
• Entreprend des tâches ponctuelles qui peuvent être assignées par le directeur du pays ou par le directeur du pays par intérim désigné.
Critères de sélection
• Baccalauréat avec 7 à 9 ans d’expérience en administration, gestion financière, installations et approvisionnement – requis.
• Solides compétences en gestion de projet, une certification connexe est un plus.
• Expérience en gestion de bureaux et d’installations
• Connaissances en technologie et systèmes - Maîtrise des dernières technologies en rapport avec les responsabilités qui lui sont assignées. Fait preuve d'initiative dans l'apprentissage et/ou le soutien à la mise en œuvre des technologies et systèmes émergents en rapport avec le travail efficace de l'unité.
• Gestion de projets et de tâches - Capable d’organiser, de coordonner, de surveiller et de mettre en œuvre des tâches et des projets.
• Orientation client - Capacité à établir des relations de travail fondées sur le partenariat avec des clients internes/externes. Démontre son indépendance, son initiative et son autonomie pour répondre aux besoins des clients.
• Viser les résultats – Assume la responsabilité personnelle de respecter les délais et d’atteindre les résultats convenus et dispose de l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – Collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et au rendement de l’équipe, en faisant preuve de respect pour les différents points de vue.
• Connaissances, apprentissage et communication – Capable de rechercher et de rédiger des documents écrits de qualité ou de vérifier la conformité des documents écrits préparés par d’autres aux exigences administratives.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais. Capacité à communiquer avec diplomatie avec les clients de tous niveaux, ainsi qu'avec les autorités locales et les entrepreneurs. Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et d'écoute, excellent sens de l'orientation client et volonté d'obtenir des résultats.
• A démontré des compétences en leadership et en supervision pour gérer efficacement le personnel des bureaux externalisés et d’autres fournisseurs afin de fournir des services intégrés.
Autres Informations
- Téléphone : 2347035830641
- Email : mnasir2@worldbank.org
- Localisation exacte : Lagos, Nigéria
