Le bureau de la Banque mondiale au Nigéria recherche un professionnel hautement organisé et dynamique, capable de travailler efficacement et discrètement dans un environnement très exigeant, rapide et culturellement diversifié, pour travailler en tant qu'assistant de programme principal , niveau GD basé à Abuja, au Nigéria.
Le candidat retenu travaillera sous la supervision générale du responsable des opérations du pays et en collaboration avec le responsable des opérations (OO), les chefs de programme (PL) et les équipes d'opérations
Rôles et responsabilités :
L'objectif général de la mission est de fournir un soutien global de coordination au responsable des opérations pour coordonner le personnel de l'ACS au sein du bureau/portefeuille de pays, en plus de son rôle normal d'ACS. Il/elle fournira un soutien administratif, opérationnel et de gestion des connaissances aux équipes de pays.
Les principales fonctions incluent, sans toutefois s'y limiter :
• Encadrer d'autres collègues de l'ACS : servir de mentor aux autres membres du personnel de l'ACS. Se tenir au courant des politiques et procédures pertinentes de la Banque et guider le personnel sur la manière d'accéder à ces politiques.
• Soutien à la formation : Soutenir l’intégration des autres collaborateurs de l’ACS et fournir le soutien nécessaire à leur intégration dans le système.
• Mise à jour périodique des données : servir de point de ralliement pour demander et rassembler les informations de chaque unité selon les besoins du responsable des opérations ou de la CMU. Par exemple, le nombre de TTL/personnel local et international dans chaque équipe prise en charge par un ACS.
• Soutien administratif : Fournir un soutien administratif aux membres désignés de l'équipe, notamment en organisant des réunions d'équipe, en préparant des documents et en gérant les communications. Organiser et coordonner les activités de l'unité AWCW2 (comme les retraites d'unité, les réunions d'unité, les événements sociaux, etc.)
· • Gestion des documents : superviser l’organisation, le classement et la récupération des documents, en veillant à ce que tous les dossiers soient conservés avec précision et sécurité.
• Coordination des déplacements et des événements : organiser les itinéraires de voyage, l'hébergement et les événements pour les membres de l'équipe selon les besoins. Gérer également les visites opérationnelles VIP dans le pays.
• Support opérationnel : Fournir un soutien opérationnel aux équipes, diffuser des packages, envoyer des rappels sur les étapes importantes du projet et assurer le suivi aux équipes concernées telles que l'AFDWE, LEGAM et d'autres membres de l'équipe si nécessaire.
• Fournir un soutien aux chefs de programme dans leur programme de travail au sein du portefeuille du Nigéria, selon les besoins.
• Participer et/ou présider des comités au sein du bureau de pays tels que des retraites, des visites de haut niveau, etc.
• Aider au suivi des budgets du projet, assurer la liaison et le suivi avec les TTL, le cas échéant, et conseiller sur les dépassements et le taux de consommation.
• Confidentialité : Traitez les informations sensibles avec la plus grande discrétion et maintenez la confidentialité de toutes les communications et documents.
• Efficacité et initiative : identifier de manière proactive les domaines dans lesquels améliorer les processus administratifs et prendre des initiatives pour rationaliser les tâches et améliorer l’efficacité du bureau.
• Compétence technique : Utiliser avec compétence les logiciels et outils de bureau, notamment Word, Excel et PowerPoint.
Critères de sélection
• Une maîtrise ou un diplôme de premier cycle dans une discipline pertinente (par exemple, économie, administration des affaires, sciences politiques, finances, relations internationales, sciences sociales ou domaine similaire en rapport avec la mission de la Banque) est fortement préféré.
• Cinq (5) années d'expérience pertinente, ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
• Maîtrise de la langue anglaise (verbale et écrite).
• Solide connaissance du contexte nigérian, du portefeuille du Groupe de la Banque mondiale au Nigéria, du programme de travail, des systèmes du gouvernement nigérian, des mécanismes de coordination des Nations Unies/ONGI et des donateurs.
• Extrêmement dynamique, axé sur les résultats et centré sur l'action avec une attitude positive axée sur la résolution immédiate des problèmes.
• Capacité avérée à penser de manière stratégique et sensibilité politique démontrée et jugement mature, avec une capacité à naviguer dans un environnement difficile.
• Excellentes compétences interpersonnelles avec une capacité avérée à travailler en coopération avec une équipe multidisciplinaire.
• Initiative démontrée, compétences en leadership et volonté d'obtenir des résultats, y compris la capacité d'entreprendre une diversité de tâches dans un environnement en évolution rapide et exigeant dans des délais courts.
• Compétences en communication orale et écrite très développées, y compris la capacité de rédiger des rapports concis, des procès-verbaux, des notes d'information et de la correspondance.
Compétences :
• Excellente connaissance pratique et compréhension de l'organisation de la Banque mondiale et de sa gamme d'instruments financiers disponibles (par exemple, prêts de la BIRD, crédits et subventions de l'IDA, fonds fiduciaires).
• Expérience avérée de travail dans les opérations avec une compréhension claire du cycle de vie de l'engagement des projets et des pays et des politiques et procédures opérationnelles de la Banque.
• Familiarité et facilité de travail avec les systèmes de données et de reporting de la Banque, tels que SAP, Standard Reports et le portail des opérations.
• Familiarité et compréhension de la mesure et de l'analyse des performances du portefeuille de prêts de la Banque.
• Maîtrise complète du traitement des données et capacité à travailler rapidement dans Excel, en particulier avec la création de visuels axés sur les données et l'utilisation de formules avancées, par exemple des tableaux croisés dynamiques.
• Capacité à effectuer des tâches de recherche et d'analyse sur un large éventail de questions opérationnelles et nationales, à examiner et interpréter les informations/données, à identifier les tendances et les problèmes et à recommander des actions/solutions.
• Excellentes compétences rédactionnelles et capacité à préparer des notes d'information/présentations en utilisant Word/PowerPoint.
• Capacité à travailler avec tact et diplomatie avec le personnel à tous les niveaux, souvent sous une pression de temps serrée dans un environnement chargé.
• Capacité avérée à travailler de manière autonome et au sein d’équipes diverses, y compris avec des collègues de diverses pratiques mondiales, avec une supervision minimale et avec des niveaux élevés de précision et d’attention aux détails.