Le bureau de pays de la Banque mondiale au Cameroun recherche des personnes très organisées, dynamiques et expérimentées, capables de travailler efficacement dans un environnement très exigeant et en évolution rapide pour servir d'assistants d'équipe. Les assistants d'équipe seront sous la supervision directe du responsable des opérations (OM) qui est responsable de leur développement technique et professionnel et de l'évaluation des performances. Les assistants d'équipe font partie intégrante de l'équipe de soutien administratif et client (ACS) du bureau de pays du Cameroun. Ils fourniront un soutien administratif et client au personnel opérationnel. Le poste implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres sites (au niveau local et international), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Soutien opérationnel, logistique et administratif
• Faire partie intégrante des équipes de travail avec pour objectif d'obtenir des résultats. Cela nécessite d'anticiper, de prêter attention aux détails, de résoudre les problèmes, d'être proactif, de connaître les parties prenantes concernées, d'alerter les cadres supérieurs de tout problème qui pourrait entraver les objectifs.
• Suivre les procédures standard de traitement de la correspondance conformément aux directives en vigueur. La capacité de rédiger de la correspondance courante (lettres standard, mémos, etc.) conforme aux normes de l'organisation, en utilisant une grammaire, une ponctuation et un style appropriés est essentielle. La capacité de relire est également requise.
• Utiliser des compétences en traitement de bureau pour produire des textes complexes, des rapports, des présentations, des tableaux, des figures, des graphiques, etc., selon le format et la distribution de la Banque mondiale.
• Alerter les équipes de projet des délais (aide-mémoire, rapport sur l'état d'avancement et les résultats de la mise en œuvre, rapport d'achèvement et les résultats de la mise en œuvre, etc.) conformément aux directives, et s'assurer que les jalons sont mis à jour dans le système de la Banque mondiale (portail des opérations).
• Rédiger les procès-verbaux des réunions.
•Capacité et facilité à soutenir une mission d'équipe virtuelle ou sur le terrain pendant toutes les étapes du projet (préparation, supervision et réalisation) sans délai. Rappeler aux équipes venant en mission les exigences de voyage et assurer la logistique de la mission, y compris les visas, la réservation de salle, la prise en charge/le dépôt des membres de l'équipe. Faire des demandes de voyage pour les consultants ou autres membres de la mission.
•Capacité à organiser des réunions de haut niveau/multisectorielles, des ateliers, des conférences et des séminaires.
•Traiter les contrats des consultants à court terme (STC) en étroite collaboration avec le chef d'équipe de travail et aider aux exigences de clôture de fin d'année, ce qui comprend l'examen et le suivi pour s'assurer que les engagements et les soldes des consultants sont payés et que les contrats sont clôturés en conséquence pour les tâches dirigées par l'unité, en particulier pendant le dernier trimestre de l'exercice.
Gestion de l'information et interaction avec les clients
•Répondre aux requêtes internes et externes sur le portefeuille assigné ou, si nécessaire, prendre des messages téléphoniques précis et complets et les acheminer aux personnes appropriées pour qu'elles les traitent.
•Tenir à jour les listes de distribution, les listes de téléphone/adresses des contacts du projet/produit et distribuer les documents pour l'équipe.
• Coordonner avec les unités de service et assurer une liaison régulière avec les membres de l'équipe à Washington et dans le bureau de pays.
• Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l'équipe.
Gestion du temps et planification logistique
• Coordonner la gestion du temps et les calendriers, en tenant compte des priorités actuelles et futures, anticiper et surveiller les changements et communiquer les informations.
• Suivre les tâches assignées/les étapes du projet/les calendriers à l'aide de technologies modernes de gestion de bureau, coordonner avec le personnel concerné, fournir une assistance et/ou des informations sur les questions liées au projet.
• Résoudre les problèmes non routiniers de manière créative et ingénieuse et aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements, par exemple des conférences, des ateliers, des négociations, des présentations au conseil d'administration et des signatures, etc.
Autres tâches
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants de l'équipe de travail sur les tâches de projet et administratives.
• Effectuer occasionnellement des tâches analytiques à la demande du chef d'équipe.
Critères de sélection
• Minimum de baccalauréat.
• Au moins 2 à 3 ans d'expérience directe pertinente en soutien de bureau dans une grande organisation internationale ou multinationale ou une entreprise ou un organisme de service public.
• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit). Excellentes compétences rédactionnelles en français.
• Familiarité avec le protocole diplomatique et la communication diplomatique (englobant la correspondance écrite).
• Connaissance pratique du traitement de texte et de la suite Microsoft Office.
• Autonome et axé sur les objectifs qui cherche à accomplir le travail plutôt qu'à attendre des instructions.
• Bon joueur d'équipe avec capacité d'interagir avec tact et efficacité avec le personnel à tous les niveaux.
• Volonté de demander l'aide de superviseurs/collègues et d'apprendre d'eux.
• Capacité à traiter avec précision et à accomplir des tâches quotidiennes selon des normes spécifiques.
• Capacité à fonctionner efficacement dans des équipes multidisciplinaires dans un environnement de gestion matricielle.
• Capacité à respecter les priorités de travail et à répondre de manière créative aux demandes des clients.
• Compétences interpersonnelles démontrées, initiative, débrouillardise, gestion efficace du temps, compétences organisationnelles et capacité à traiter des informations confidentielles.
• Capacité de réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en vigueur au moment du recrutement (par exemple, tests de rédaction d'anglais et de français, applications informatiques, etc.)
Compétences
• Gestion de projet/tâches
Assure le suivi jusqu'à ce que les tâches assignées soient terminées, en demandant conseil si nécessaire. Prête attention aux détails et garantit des produits de bonne qualité. Ne répète pas les mêmes erreurs. Prend des mesures pour identifier et résoudre les problèmes courants et non courants. • Orientation client
Acquiert une connaissance des principaux programmes et produits de l'Unité. Capable de décrire la mission de la Banque mondiale.
Interagit avec les clients internes et/ou externes, Washington et les bureaux extérieurs
• Communication
S'exprime, écoute et participe aux réunions et aux dialogues. Partage ses connaissances et ses informations
de manière appropriée. Fournit des informations exactes en temps opportun. Traite
les documents confidentiels avec jugement et tact.
• Travail d'équipe
Fait connaître ses points forts et recherche des occasions de contribuer, participe à la résolution des obstacles
à un travail d'équipe efficace.
• Connaissances institutionnelles et expertise fonctionnelle
• Comprend où aller pour obtenir des informations sur les politiques, les procédures et la technologie institutionnelles
. Utilise des applications (par exemple, Excel, PowerPoint) pour réaliser et exécuter des tâches courantes.
En tant que représentant du Groupe de la Banque mondiale, toutes les activités professionnelles doivent être
conformes à nos valeurs fondamentales : honnêteté personnelle, intégrité, engagement, travail en équipe
des équipes - avec ouverture et confiance ; responsabiliser les autres et respecter les différences ; encourager
la prise de risque et la responsabilité ; apprécier notre travail et nos familles.