TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Administration générale

· Suivre et gérer les livrables et les échéanciers liés aux subventions, aux contrats, aux fournisseurs et aux partenaires

· Surveiller l’administration des subventions pour garantir le respect des exigences en matière de rapports et de dépenses

·Contrôler la conformité des documents administratifs et leur bon classement

· Assurer la bonne circulation des informations et des données administratives vers le siège

·Superviser le flux d'informations administratives des partenaires du projet et le respect du protocole d'accord

·Concevoir et mettre en œuvre des routines, des procédures et des systèmes administratifs pour accroître l'efficacité

· Assurer la conformité avec le manuel opérationnel local, les SOP et développer des procédures pour mettre en œuvre les politiques organisationnelles, y compris celles liées à la gestion des RH

Comptabilité

·Superviser et approuver la comptabilité régulière, y compris les rapprochements mensuels, la clôture mensuelle et annuelle des comptes, les écritures de journal mensuelles

Rapports financiers

·Soutenir la préparation des rapports financiers, en coordination avec le siège et l'équipe administrative, pour assurer la conformité avec les procédures des donateurs

·Superviser et approuver le rapport financier annuel

Budget et planification

·Collaborer avec les représentants des pays et les chefs de projet pour élaborer les budgets

·Collaborer avec les chefs de projet pour surveiller les dépenses réelles et prévues par rapport au budget afin d'éviter les sous-dépenses et les dépassements de budget sur les projets

·Suivre les flux financiers des projets

·Coordonner la préparation et le suivi/mise à jour constant du budget de base de WeWorld au Mali

Audit et vérification des dépenses

· Assurer la préparation en temps opportun de tous les documents de projets lors des audits et de nos vérifications des dépenses de projets

·Collaborer à la gestion des audits financiers réalisés sur les projets

·Superviser l'audit financier annuel de la comptabilité générale des collectivités locales

·Préparer les informations et être directement responsable de toute évaluation/audit effectué par les donateurs sur la procédure administrative de WeWorld

Ressources humaines

·Superviser le personnel administratif et financier local pour accomplir les tâches courantes et assurer le renforcement de leurs capacités

·Participer à l'analyse des besoins et des coûts en personnel, de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi qu'aux pratiques d'évaluation du rendement

·Superviser le respect de toutes les réglementations en matière d'emploi de WeWorld concernant la paie, l'assurance maladie, l'assurance travail et les avantages sociaux des employés.

· Aider le représentant du pays à surveiller et à réviser, si nécessaire, l'échelle salariale, ainsi qu'à superviser les congés, les vacances, les heures supplémentaires et les obligations contractuelles du personnel.

Représentation

·Participer aux réunions inter-administratives avec d'autres OING et ONG

·Assurer la représentation officielle pour la gestion administrative de la Mission auprès des autorités compétentes

Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires.

Spécifications du poste

EXIGENCES ESSENTIELLES

Qualifications et connaissances

·Un diplôme universitaire supérieur ou équivalent dans le domaine de la gestion financière/comptable, des sciences sociales ou politiques, des études de développement

·Connaissance des procédures des donateurs institutionnels (AICS, UE, agences des Nations Unies, etc.)

·Bonne connaissance de la gestion financière d’une mission humanitaire

·Bonne connaissance de MSOffice

·Connaissance pratique du français, tant à l'écrit qu'à l'oral

Expériences professionnelles

·Au moins 2 ans d'expérience spécifique dans des postes financiers/administratifs dans le secteur de la coopération internationale

·Expérience préalable en gestion administrative et financière de projets d'urgence

·Expérience de représentation auprès d'institutions et participation à des réunions de coordination

·Expérience en gestion budgétaire et suivi des procédures logistiques

Compétences personnelles

·Compétences en leadership, planification, organisation et travail en équipe

·Formation et renforcement des capacités

·Attitude proactive et dynamique

·Capacité à s'adapter et à travailler sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels

·Capacité de relations interpersonnelles et d'approche interculturelle

·Bonnes capacités d'écoute et de communication

·Bonnes capacités de négociation et de résolution de conflits

·Fort engagement envers la mission de WeWorld, véritable intérêt pour les questions de développement de la coopération internationale

· Fait preuve d’intégrité en modélisant les valeurs et les normes éthiques des ONG

EXIGENCES SOUHAITABLES

·La connaissance de l'anglais/italien serait considérée comme un atout

·Des expériences de travail antérieures au Mali ou dans la région du Sahel seraient considérées comme un atout

Autres informations